Mise en place de processus efficaces de gestion des documents dans Jira

Sommaire :

• Diffusion rapide des documents par catégories

• Stockage des documents de projet dans un espace de stockage centralisé

• Stockage des révisions de documents organisé sous forme de tickets

• Effectuer des modifications en masse sur les documents en un seul clic

• Automatisation des opérations courantes

L'un des principaux problèmes rencontrés par les utilisateurs de Jira est la difficulté à retrouver rapidement des documents dans les tickets Jira. La situation empire encore lorsqu’un seul ticket contient des dizaines de fichiers. On peut perdre beaucoup de temps à chercher un seul document, mais qu’en est-il lorsque l’on travaille activement avec des pièces jointes ? Cela peut vous rendre fou.

Les catégories dans les tickets Jira vous permettent de classer facilement vos documents et de les retrouver immédiatement en cas de besoin. De plus, grâce à une configuration flexible, vous pouvez adapter la visibilité des catégories en fonction du type de ticket. Vous pouvez également créer des catégories restreintes pour les documents confidentiels, accessibles uniquement à certains utilisateurs.

De plus, les catégories sont parfaitement intégrées à toutes les interfaces Jira, ce qui vous permet de joindre à tout moment des fichiers dans la catégorie requise, sur n’importe quel formulaire et dans n’importe quelle section. La répartition automatique des fichiers en fonction d’un modèle de nom ou d’une expression régulière accélère le téléchargement des fichiers et vous fait gagner du temps.

La répartition des documents fréquemment utilisés entre plusieurs instances entraîne des processus de gestion documentaire peu productifs et pose des problèmes de gestion des versions. On perd alors la trace de la dernière version, on utilise des documents obsolètes et on commet des erreurs.

Le stockage centralisé des projets réduit ces risques et vous permet de conserver les documents fréquemment utilisés et mis à jour en un seul endroit, où chacun peut accéder immédiatement aux versions les plus récentes. Vous pouvez même importer des dossiers contenant des documents dans l'espace de stockage du projet, de sorte que l'ensemble de la structure des dossiers soit automatiquement recréée dans cet espace.

Lorsque vous travaillez sur un document ou un élément dans un ticket, vous créez sans cesse de nouvelles révisions. Après une série de mises à jour, retrouver la dernière révision devient un véritable casse-tête, car il ne suffit généralement pas de masquer les anciennes. Mais que faire si vous devez retrouver la troisième ou la cinquième révision ?

Grâce à l'application Smart Attachments, vous pouvez créer des arborescences de documents avec leurs révisions et trouver immédiatement celle dont vous avez besoin. Les révisions des documents sont automatiquement identifiées par le nom du fichier, mais vous pouvez également les ajouter manuellement lors du téléchargement.

Si vous avez déjà essayé de supprimer plusieurs documents d’un ticket Jira, vous vous souvenez certainement de tous ces moments agaçants que vous avez vécus. Cliquez sur l’icône, confirmez, recommencez pour le fichier suivant, puis répétez ces étapes encore et encore… Grâce à l’application « Smart Attachments », ce n’est plus un problème. Sélectionnez plusieurs fichiers ou des catégories entières, choisissez les modifications en masse, puis détendez-vous.

Vous pouvez supprimer plusieurs fichiers, les télécharger, les déplacer vers une autre catégorie, les envoyer par e-mail ou archiver ceux dont vous n’avez plus besoin.