Messages d'absence et remplaçants dans Jira

Sommaire :

• Ajouter une nouvelle règle d'absence

• Tester la règle d'absence

• Pages de synthèse

Jira ne propose pas en standard de fonctionnalité d'absence ni de gestion des remplaçants sous cette forme. Il faut donc recourir à un plugin adapté. Il existe différents fournisseurs pour DataCenter et le cloud. Dans cet article, nous vous présentons à titre d'exemple le plugin « Out of Office Assistant » pour le cloud, qui offre les fonctionnalités mentionnées. Commencez par ouvrir Jira et cliquez sur votre profil en haut à droite. 

Vous y trouverez le plugin « Out of Office Assistent » déjà installé. Cliquez dessus. 

Comme le montre l'image ci-dessous, vous avez le choix entre deux options en haut de la page. Vous pouvez créer une règle pour vous-même, mais aussi des règles d'absence pour d'autres utilisateurs – à condition d'être administrateur Jira.

Pour ajouter une nouvelle règle concernant votre propre absence, cliquez sur le bouton de gauche « Add rule for myself ». 

Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors. Commencez par indiquer la période de votre absence. 

Vous pouvez ensuite choisir si le message d'absence doit s'appliquer à tous les projets dans Jira ou uniquement à un projet spécifique. Soit en effectuant une sélection, soit à l'aide d'un filtre JQL. 

Dans le champ suivant, saisissez vos remplaçants ou les personnes concernées. Si vous ne sélectionnez qu'un seul utilisateur ici, toutes les tâches qui vous sont nouvellement attribuées seront attribuées à cet utilisateur. Si, en revanche, vous saisissez plusieurs utilisateurs, les tâches seront attribuées à tour de rôle à un utilisateur différent, selon le principe du « round robin ». 

Ce plugin offre également la possibilité de désigner un remplaçant pour les validations. Si vous êtes désigné comme « approbateur » dans une procédure, c'est ce remplaçant qui interviendra à votre place.

Vous devez ensuite rédiger un message d'absence. Celui-ci sera toujours ajouté sous forme de commentaire au ticket qui vous a été réattribué.

Si vous cochez la case « Partager ce message avec les clients du service d'assistance », le commentaire sera également partagé avec le client dans un projet de gestion des services.

Par défaut, les commentaires ne sont partagés qu'en interne ; il faut donc cocher explicitement cette case. Une fois tous les champs remplis, il suffit de cliquer sur « Save » pour que la règle s'affiche dans l'aperçu. 

Si vous vous attribuez vous-même un ticket, le remplaçant sera automatiquement désigné comme responsable du dossier après quelques instants et le message d'absence sera ajouté en tant que commentaire.

Avant - M'attribuer le ticket

Après - Personne désignée automatiquement adaptée

Si vous retournez sur la page récapitulative des règles, vous pourrez voir combien de tickets ont été réattribués grâce à cette règle. Dans la colonne « Reassigns », cliquez sur le lien.

Une fenêtre contextuelle s'ouvre, dans laquelle vous pouvez voir le nombre de tickets et de quelles demandes il s'agit. C'est pratique lorsque vous revenez et que vous souhaitez, le cas échéant, rejeter vous-même ces tickets.

Retournez dans votre projet Jira. Dans la barre de navigation à gauche, vous trouverez alors un aperçu utile et spécifique au projet. Cliquez sur « Out-Of-Office User View » dans la barre de menu de gauche. 

Cet aperçu vous permet de voir quels utilisateurs du projet ont actuellement défini une règle et quels sont les remplaçants. Cela renforce la transparence pour tous les participants au projet.