Le « backlog grooming » dans Jira : pourquoi c'est important

Sommaire :

• Qu'est-ce que le « backlog grooming » ?

• Les avantages du « backlog grooming »

• Signes indiquant qu’un « backlog grooming » est nécessaire

  • Votre backlog est devenu un véritable cimetière de tâches

  • Votre planification de sprint prend trop de temps

  • Votre équipe manque de clarté ou d’informations suffisantes pour pouvoir commencer le travail

  • Absence de dépendances et lots de travail trop volumineux

• Comment rendre le backlog Jira plus clair

• Conclusion

Vous vous demandez parfois pourquoi la planification du sprint prend autant de temps ou pourquoi les résultats des sprints se font rares au sein de l'équipe ? Cela pourrait s'expliquer par le fait que vous ne gérez pas votre backlog de manière efficace et efficiente. Les points suivants indiquent qu'il est grand temps de procéder à un « backlog grooming ». 

Votre backlog est devenu un cimetière de tâches

En ajoutant constamment des tâches et des idées, il se peut qu’une longue liste de tickets s’accumule. Beaucoup d’entre eux ont déjà été écartés ou ne seront plus traités. La liste s’allonge ainsi à l’infini et doit être réexaminée à chaque planification de sprint. 

Votre planification de sprint prend trop de temps

Cela se produit d’une part lorsque, comme mentionné précédemment, le backlog contient trop d’éléments, et d’autre part lorsque ces éléments ne contiennent pas suffisamment d’informations. L’absence d’estimations de temps ou de descriptions empêche alors de classer correctement les tâches et de les planifier pour les sprints à venir. 

Votre équipe manque de clarté ou d'informations suffisantes pour pouvoir se mettre au travail

En l'absence de hiérarchisation des tâches, l'équipe ne sait pas quels sujets traiter ensuite et ne poursuit aucun objectif clair. 

Absence de dépendances et lots de travail trop volumineux

Lorsqu’une tâche comprend trop de sous-tâches, il est souvent difficile de les traiter efficacement. Dans certains cas, les sous-tâches s’enchaînent et ne peuvent être traitées que l’une après l’autre, et non simultanément. Si cet aspect n’est pas pris en compte lors de la planification, cela entraîne des blocages qui ralentissent l’avancement du projet. 

Si les signaux d’alerte mentionnés ne sont pas corrigés par un « backlog grooming », des problèmes peuvent survenir, tels que l’absence de résultats de sprint, des planifications de sprint longues et inefficaces, des blocages soudains pendant les sprints, de la confusion et de l’incertitude au sein de l’équipe, et enfin une perte de motivation. Il faut éviter cela, et avec un outil tel que Jira, le « backlog grooming » devient un jeu d’enfant.

Tout d'abord, il est important de savoir ce qu'est exactement le backlog et de quoi il se compose. En substance, le backlog doit être considéré comme une sorte d’espace dédié aux idées et aux tâches en attente d’être traitées. Celles-ci sont consignées dans le backlog sous forme de tickets. À chaque tâche, il est possible d’attribuer une priorité, une estimation de l’effort requis et une description. 

Dans Jira, les projets sont globalement divisés en tâches et sous-tâches. Cela permet de décomposer les projets de grande envergure en ensembles de tâches plus petits, qui sont ensuite attribués aux collaborateurs concernés. Plus ces ensembles de tâches sont détaillés et bien définis, plus leur traitement est facile. Chaque ensemble de tâches doit avoir un objectif clair et une responsabilité bien définie. Ainsi, chacun sait quand une tâche est considérée comme terminée et qui doit s’en charger.

Les priorités permettent de déterminer le degré d’urgence d’une tâche. Par défaut, dans Jira, les priorités sont définies par les termes « Élevée », « Moyenne » et « Faible ». Vous pouvez toutefois définir vos propres termes de priorité, mieux adaptés à votre façon de travailler. Les tâches ayant la priorité la plus élevée sont placées en tête du backlog. Ainsi, tout le monde sait qu’elles doivent être réalisées lors du prochain sprint. Les tâches à faible priorité descendent donc plus bas dans la liste.

Les titres, descriptions et instructions doivent également être régulièrement mis à jour. Ils aident les membres de l'équipe à comprendre les tâches qui leur sont attribuées et à les accomplir de manière efficace. Comme il n'existe pas de format fixe, le contexte peut inclure, selon la nature du travail de votre équipe, des critères d'acceptation, des exigences, etc.

Pour finir, il convient d'estimer approximativement la charge de travail (par exemple en points de story ou en temps consacré). Cela vous évitera de vous surcharger au cours du sprint. Vous pouvez également fixer un délai précis dans lequel la tâche doit être réalisée. 

Par défaut, les tâches du backlog sont classées dans l'ordre dans lequel vous les avez ajoutées. Grâce à la fonction glisser-déposer, vous pouvez trier les tâches par priorité ou par type. Cela vous aide à organiser plus efficacement les tâches du backlog. Vous voyez ainsi immédiatement quelles tâches doivent être intégrées au prochain sprint et lesquelles ne le doivent pas.