4 façons d'améliorer la communication avec Jira

Sommaire :

• 1. Des exercices clairs et faciles à comprendre

• 2. Évaluer le temps nécessaire

• 3. Établir des priorités

• 4. Ajouter un statut à une tâche

• La communication entre deux instances Jira ne pose aucun problème

1. Des tâches claires et formulées de manière compréhensible

L'un des éléments essentiels qui facilite le travail d'équipe est la formulation claire et transparente des tâches. Il s'agit d'un facteur très important dans la communication. Si les tâches sont simplement discutées sans être consignées par écrit, elles risquent d'être facilement oubliées. Les managers oublient souvent l’utilité de la méthode SMART lorsqu’ils consignent les tâches par écrit. De cette manière, même les personnes qui ont manqué la réunion peuvent savoir comment mener à bien une tâche et quels sont les résultats attendus. L’utilisation de cette méthode permet aux collaborateurs de se concentrer sur l’objectif et leur donne les moyens de faire le meilleur travail possible, au lieu de perdre du temps à poser des questions. Dans Jira, il suffit de cliquer sur le bouton « Créer » et d’ajouter le nom de la tâche, ainsi que sa description et ses sous-tâches, si nécessaire.

2. Estimer le temps nécessaire

Un autre élément qui contribue à améliorer la communication consiste à estimer correctement le temps nécessaire à la réalisation de tâches spécifiques. Il est important de les définir avec précision. Si une équipe effectue régulièrement des tâches similaires, servez-vous de votre expérience pour estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche en cours. Lorsque vous devez vous attaquer à une nouvelle tâche, il est utile de consulter des personnes qui l’ont déjà accomplie. Dans les deux cas, discutez-en avec votre équipe : cela vous aidera à évaluer les tâches avec plus de précision. Tous les avis sur la question doivent être pris en compte, car cette évaluation améliore l’efficacité et la prévisibilité du travail d’équipe.

3. Établissement des priorités

La prochaine étape vers une communication efficace consiste à établir des priorités. Lorsqu’une équipe a de nombreuses tâches à accomplir, il est important qu’elle les traite dans le bon ordre. Cela permet d’éviter un désordre inutile, car les collaborateurs s’attaquent d’abord aux tâches les plus prioritaires – celles qui promettent souvent la plus grande valeur ajoutée.

4. Ajouter le statut des tâches

Le dernier élément important pour la communication au sein de l'équipe consiste à attribuer les statuts de tâche appropriés. Le tableau Kanban, disponible dans Jira, peut s'avérer très utile à cet égard. Le fait de répartir les tâches dans des colonnes intitulées « À faire », « En cours » et « Terminé » favorise la transparence au sein de l’équipe. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les tâches qui restent à accomplir. Il est également important de maintenir l’ordre sur le tableau. Si les tâches ne sont pas entièrement réalisées, leur déplacement vers la colonne « Terminé » aura une incidence sur les statistiques globales du projet et sur la transparence au sein de l’équipe. Les statuts peuvent aider les responsables à suivre l’avancement du projet. Dans Jira, la fonction glisser-déposer permet de modifier facilement le statut d’une tâche.