Workflows Jira – 5 conseils pratiques

Sommaire :

• Astuce n° 1 – Noms de statuts génériques

• Astuce n° 2 - Définir un statut final

• Astuce n° 3 - Utiliser des catégories de statuts

• Astuce n° 4 - Simplifier le workflow

• Astuce n° 5 - Configurer les transitions

Il arrive tout aussi souvent que différents statuts soient utilisés pour marquer la fin d'un workflow, alors qu'ils ont tous la même signification. Au lieu d'utiliser plusieurs statuts, il est préférable d'utiliser la fonction de résolution et de ne définir qu'un seul statut final. Cela permet également de distinguer les tickets a posteriori. Concrètement, cela permet de savoir si, par exemple, ils ont été menés à bien ou s’ils n’ont pas été mis en œuvre. La résolution peut alors être définie soit automatiquement via une transition, soit sélectionnée manuellement dans l’écran de transition.

Ainsi, lorsqu’il s’agit de gérer et de piloter facilement des tâches, Jira Work Management est l’outil qu’il vous faut. Grâce à des automatisations « no-code » intégrées, de nombreuses tâches routinières peuvent être facilement automatisées.

Nous allons maintenant aborder les catégories de statut. Il en existe généralement trois : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Dans un workflow, ces catégories permettent non seulement de visualiser l'état d'une tâche, mais aussi de filtrer ou de rechercher des tâches spécifiques. Certaines fonctionnalités standard de Jira utilisent également ces catégories. 

Par exemple, la fonction « Release » de Jira indique le nombre de tickets présents dans chaque catégorie. Le griscorrespond à « À faire », le bleu à « En cours » et le vert à « Terminé ». Il est donc judicieux de choisir la bonne catégorie pour chaque statut. Vous pourrez ainsi reproduire ou utiliser correctement les fonctions standard, effectuer des recherches par catégorie et générer des rapports en conséquence.

Le dernier conseil concerne les transitions dans un workflow Jira et relève généralement d’un choix personnel. On appelle « transition » le passage d’un ticket d’un statut à un autre. Jira nous permet d’ajouter des transitions, appelées « conditions » et « validateurs ». Par exemple, si une condition n’est pas remplie, la transition n’apparaît pas et ne peut donc pas être sélectionnée. Avec un validateur, en revanche, la transition est visible, que le validateur soit rempli ou non, et il est possible de la déclencher. Toutefois, si la condition du validateur n’est pas remplie, un message d’erreur s’affiche.

C’est pourquoi nous recommandons généralement d’utiliser des « validateurs » plutôt que des « conditions », car l’utilisateur reçoit alors un retour d’information et peut réagir. C’est donc préférable pour l’ergonomie. Bien sûr, il peut également y avoir des cas où l’on souhaite délibérément masquer la transition.