Jira comme outil de PSA & plateforme de gestion de projet : expériences chez REMIRA

Tout à fait – Jira est particulièrement adapté lorsque les exigences imposées à une solution PSA sont complexes.
Bien que Jira soit surtout connu pour ses atouts en tant que logiciel de gestion de projet, sa capacité d'adaptation à d'autres solutions en fait le logiciel de prédilection de nombreuses organisations. C'est précisément dans les structures de projet complexes que Jira peut être déployé comme une solution PSA d'entreprise performante grâce à des configurations et des extensions. 

Jira n'est pas un outil PSA classique prêt à l'emploi, mais une plateforme personnalisable qui convient particulièrement lorsque :

• les projets constituent le principal moteur de chiffre d'affaires et que la gestion multiprojets et de portefeuille de projets revêt donc une importance capitale
• la gestion des ressources et de la charge de travail doit être pilotée de manière transparente
• la saisie des temps doit s'effectuer directement dans le projet
• un pilotage de projet couplé à un ERP est souhaité
• une personnalisation des workflows de projets de services est requise plutôt que des processus standard

Les outils PSA classiques sont généralement des solutions clés en main, tandis qu'Atlassian adopte une approche de plateforme avec Jira. La différence réside donc dans la logique du système. 

Les outils PSA classiques sont pour la plupart des solutions complètes standardisées avec des processus prédéfinis, tels que la saisie des temps, la planification des ressources, le contrôle de projet ou la facturation. Ils offrent une mise en œuvre rapide, mais une adaptabilité limitée.

Jira est une plateforme qui permet de :

• les processus sont librement configurables
• les workflows peuvent être personnalisés
• une intégration Jira-ERP est possible de manière flexible
• de combiner des méthodes de travail agiles et classiques

Alors que les outils PSA classiques se concentrent généralement sur la facturation, Jira, en tant qu’outil PSA, associe la gestion opérationnelle de projet au pilotage économique. En tant qu'outil PSA, Jira offre une plus grande adaptabilité et davantage d'options d'intégration, mais impose également des exigences plus élevées en matière de conception et de gouvernance. Ces aspects ont été mûrement réfléchis en amont dans le cadre du projet PSA chez Remira basé sur Jira, et les consultants de Communardo ont apporté leur expertise en la matière tout au long du projet. 

L'intégration de Jira et d'un ERP s'effectue généralement via des API ou des solutions de middleware. La plupart du temps, ces données sont synchronisées :

• structures de projet
• Saisie du temps et des prestations
• Centres de coûts
• Informations sur le statut
• Données pertinentes pour la facturation

Dans le cadre de l'intégration ERP chez REMIRA, l'ERP (Oracle NetSuite) reste le système commercial principal, tandis que Jira fait office de plateforme opérationnelle de gestion de projets et de PSA. Ce décalage constitue un facteur clé de réussite. 

Une intégration Jira-ERP bien planifiée pour les entreprises de services telles que REMIRA réduit les transferts manuels et améliore la transparence dans le contrôle de gestion des projets.

Grâce à des API ou à des intergiciels, les délais, les structures de projet et les centres de coûts sont automatiquement transférés vers un système ERP. Des extensions sont également disponibles pour certains systèmes de planification des ressources d'entreprise. Dans le cadre du projet client de REMIRA, un partenaire spécialisé a intégré Oracle NetSuite à Jira. 

Pour que l'adoption de Jira en tant qu'outil de gestion de projets soit couronnée de succès, il ne faut pas la considérer comme un simple projet informatique, mais prendre en compte les décisions stratégiques. En effet, un outil de gestion de projets influence l'organisation des projets, la gestion des ressources, les analyses de rentabilité et les structures de reporting. Si la gestion de projets est déjà bien développée, les décisions sont faciles à prendre. Dans le cas contraire, il convient d'étendre le projet au développement de l'ensemble du système de gestion de projets. 

Les facteurs de réussite du projet avec REMIRA ont été les suivants :

• Une liste claire des exigences des services métier chez REMIRA, basée sur la définition des objectifs
• Preuve de concept de Communardo pour une sélection ouverte d'outils
• Des processus clairs ont servi de base aux configurations 
• Définition précoce de l'architecture ERP (clarification des rôles)
• Concept de formation pour les multiplicateurs internes

L'un des principaux atouts de Jira en tant qu'outil de gestion de projets réside dans la synergie entre la transparence opérationnelle et le pilotage économique. Associé à une connexion ERP, il permet de mettre en place un pilotage de projet intégré à l'ERP, grâce auquel les chefs de projet et le service de contrôle de gestion travaillent avec des données cohérentes.

Avec une configuration appropriée, Jira permet :

• le contrôle de gestion des projets au niveau des tickets
• Des analyses transparentes de l'utilisation des ressources et de la charge de travail
• Le suivi du budget et des prévisions
• La détection précoce des écarts
• La saisie automatisée des temps dans le contexte du projet

Les cadres dirigeants et les dirigeants disposent ainsi d'une meilleure visibilité sur les marges, de prévisions fiables et de bases décisionnelles solides. 

La durée d'une mise en œuvre de Jira PSA ne peut pas être estimée de manière standard, car elle dépend fortement des facteurs suivants :

• Portée de l'intégration
• Maturité organisationnelle
• Nombre de parties prenantes
• la complexité de l'intégration ERP

À titre indicatif, nous pouvons donner les délais suivants :

• Petites configurations sans intégration ERP complexe : 3 à 4 mois
• Organisations de taille moyenne avec couplage ERP : 6 à 9 mois
• Environnements d'entreprise axés sur la gestion de plusieurs projets et de portefeuilles : 9 à 12 mois

Chez REMIRA, le projet PSA a duré 6 mois, du lancement technique jusqu’à la mise en service. Au préalable, toutes les exigences ont été clarifiées et les outils ont fait l’objet d’un examen critique. À l’instar de REMIRA, nous recommandons de développer la plateforme PSA demanière itérative. Après avoir mis en place les fonctionnalités de base essentielles, REMIRA introduira des automatisations après la mise en service et une phase d’adaptation pour les collaborateurs, puis mettra en œuvre la gestion de portefeuille.