Modernité, travail hybride pour la satisfaction des collaborateurs chez OKE
Le processus de changement vers une culture de travail hybride
OKE fabrique des composants techniques sophistiqués en plastique et en métal, principalement pour les secteurs de l'automobile et de l'ameublement. Bien que ses sites de production soient situés en zone rurale, cette entreprise familiale souhaite attirer des collaborateurs hautement qualifiés, notamment à son siège social de Hörstel, près d'Osnabrück. C'est pourquoi OKE mise sur une culture d'entreprise moderne et des modes de travail hybrides. Dans le cadre d'une collaboration de plusieurs années avec Communardo, des concepts et des solutions de « Modern Work » ont été mis en place.
Attractivité de l'employeur en dehors des zones urbaines Employee Experience pour la satisfaction
OKE allie valeurs traditionnelles et méthodes de travail modernes : politique de la porte ouverte, culture du tutoiement, restaurant d’entreprise (« Schlemmerland ») et activités de remise en forme. Afin que ces avantages soient également perceptibles dans le domaine numérique, OKE investit également dans des solutions numériques dédiées à l’expérience employé : les collaborateurs de la production et des bureaux doivent être reliés par un système d’information et de communication unifié, dont l’intranet moderne constitue l’élément central. Communardo a accompagné OKE en lui fournissant un conseil global afin d’identifier tous les potentiels et de développer des solutions structurées.
Les grandes étapes du Modern Workplace
- Définition d'une vision claire pour les modes de travail hybrides
- État des lieux de l'environnement informatique existant
- Regroupement des cas d'utilisation pertinents
- Élaboration de scénarios de mise en œuvre
- Décision concernant le futur environnement informatique et élaboration d'un guide des outils
- Mise en place de Microsoft 365 sous la devise « Digital. Ensemble. Grandir. »
- Accompagnement de la gestion du changement : campagnes d’information, formations multimédias, formats pratiques
- Outils de travail tels que Toolkompass et Use Case Guide, qui aident les collaborateurs à trouver les outils adaptés et à les utiliser efficacement
- Des astuces de travail, des formations pour tous les collaborateurs, des cours en ligne avec des tutoriels vidéo et un service de conseil interne (« Book-a-Teamyplayer ») favorisent l’utilisation et l’adoption des outils numériques.
- Architecture de l'information avec des sites globaux et des sites pivots, une navigation claire et un pied de page
- Conception et interface utilisateur conformes à l'identité visuelle / au design d'entreprise (CI/CD)
- Modèles permettant aux collaborateurs de créer et de gérer du contenu (contenu généré par les utilisateurs) dans le respect des directives de l'identité visuelle
- Élaboration de la stratégie informatique et des objectifs clés
- Mise en place d'un portefeuille de projets et d'une planification des capacités
- Mise en place de Jira et Confluence pour renforcer la prestation de services informatiques
- Le développement continu est assuré par une équipe interdisciplinaire, indépendamment d'une structure axée sur les projets
- Des ressources stables garantissent un développement durable
Planification stratégique du changement numérique
Formuler clairement l'image de l'objectif
Saisir et analyser le paysage informatique existant
Regrouper les cas d'utilisation (formation de clusters)
Développer des scénarios pour l'introduction
Décider du futur paysage informatique - Toolkompass
Participation des utilisateurs clés
Technologies utilisées
Lancement de Microsoft 365
La gestion du changement instaure la confiance et favorise l'ouverture au changement
Les applications Office et bien d’autres ont été mises en place dans le cadre d’un programme global. Sous la devise « Digital.Ensemble.Grandir. », l’équipe de projet a clairement défini la vision et mis en avant les avantages des services Microsoft. Ces services sont désormais accessibles à tout moment et en tout lieu.
Grâce à ce programme, OKE a pu accroître son efficacité et sa productivité. Des formats pratiques et numériques, mis en œuvre en collaboration avec Communardo, y ont contribué :
Grâce à notre introduction et à la gestion du changement qui l'a accompagnée, nous avons pu garantir que tous les collaborateurs apprennent à passer à Microsoft 365 et puissent utiliser les applications en toute sécurité.
Le service informatique à l'avant-garde du Modern Work
Le service informatique s'est adapté à l'évolution de l'environnement de travail et, par conséquent, au changement de culture. L'entreprise a fait appel à Communardo pour moderniser sa stratégie informatique et ses objectifs. Afin de mener à bien les projets Modern Work, qui impliquent tous le service informatique, la direction informatique s'est concentrée sur la mise en place d'un portefeuille de projets. Celui-ci tenait compte de l'orientation stratégique de Modern Work et rendait les risques transparents. Sur cette base, les capacités de l'équipe ont pu être planifiées de manière optimale.
Pour soutenir cette démarche, le service informatique met en place, avec Communardo, Jira et Confluenced’Atlassian. Jira est déjà opérationnel ; Confluence est en phase pilote depuis janvier 2025 et facilitera bientôt la collaboration au sein du service tout en aidant les spécialistes informatiques à fournir leurs prestations.
Modern Work est un marathon. Nous avons trouvé en Communardo un partenaire parfait, qui a mis en œuvre les solutions de manière optimale et qui nous conseille désormais sur le long terme.
Développement itératif & ancrage organisationnel du Modern Work
D'un projet à un élément permanent de l'organisation : OKE assure la continuité et met à disposition les ressources nécessaires. Sous la devise « Digital.Ensemble.Grandir », une équipe interdisciplinaire travaille en collaboration avec un comité de pilotage (dont fait partie la direction). Objectif : poursuivre la numérisation, intégrer de nouvelles fonctionnalités et améliorer la convivialité.
- L'équipe centrale se compose de membres issus des services informatiques et des ressources humaines, d'utilisateurs clés et de responsables de fonctions centrales telles que le responsable de la gestion du changement et des processus.
- Les demandes de changement émanant de l'entreprise sont traitées de manière itérative ; de petits groupes de travail développent des innovations.
- OKE institutionnalise le « Modern Work », s’assure que les capacités sont disponibles et que les changements sont mis en œuvre de manière durable.
Les initiatives « Modern Work » mises en place chez OKE offrent de nombreux avantages. Avec l'introduction de Microsoft 365 et de l'intranet, OKE a posé les bases indispensables pour innover en permanence dans le domaine du travail moderne. Le service informatique a répondu à cette évolution en développant un portefeuille de projets, puis en optimisant la gestion des ressources et en mettant en place des solutions de gestion des services.
Productivité
Les services en nuage et l'automatisation (par exemple dans la gestion des contrats) facilitent la collaboration ; les processus de travail deviennent plus efficaces.
Transparence
L'intranet fournit des informations actualisées ; les outils et les tableaux de bord donnent une vue d'ensemble.
Attractivité de l'employeur
Les formes de travail flexibles et hybrides ainsi que les solutions modernes attirent les professionnels.
Agilité
L'organisation et l'informatique sont mieux adaptées aux changements. Les nouvelles exigences sont intégrées plus rapidement.
Pérennité
Grâce à un développement continu, des structures clairement ancrées et un changement de culture, OKE est bien positionné pour relever les défis à venir.
À propos de OKE
- Spécialisée dans le moulage par injection, les pièces en plastique et en métal et la construction de machines spéciales
- OKE fournit les secteurs de l'automobile, de l'ameublement et de l'électronique
- Fondée en 1961 à Osnabrück – son siège social actuel, situé à Hörstel, se trouve à 30 kilomètres
- OKE compte 16 filiales dans le monde et emploie plus de 2 000 personnes
Crédits photos
Les droits d'auteur des photos 1 à 5 appartiennent au groupe OKE. Nous remercions OKE pour son aimable autorisation.
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