Un mode de travail moderne et hybride au service de la satisfaction des collaborateurs chez OKE
Le processus de transition vers une culture du travail hybride
OKE fabrique des composants techniques sophistiqués en plastique et en métal, principalement destinés aux secteurs de l'automobile et de l'ameublement. Bien que ses sites de production soient situés en zone rurale, cette entreprise familiale souhaite attirer des collaborateurs hautement qualifiés, notamment à son siège social de Hörstel, près d'Osnabrück. C’est pourquoi OKE mise sur une culture d’entreprise moderne et des modes de travail hybrides. Dans le cadre d’une collaboration de plusieurs années avec Communardo, des concepts et des solutions de « Modern Work » ont été mis en place.
L'attractivité des employeurs en dehors des grandes agglomérations L'expérience employé au service de la satisfaction
OKE allie valeurs traditionnelles et méthodes de travail modernes : politique de la porte ouverte, culture du « tu », restaurant d’entreprise (« Schlemmerland ») et activités de remise en forme. Afin que ces avantages soient également perceptibles dans le monde numérique, OKE investit également dans des solutions numériques dédiées à l’expérience employé : les collaborateurs de la production et des bureaux doivent être reliés entre eux par un système d’information et de communication unifié, dont l’intranet moderne constitue l’élément central. Communardo a accompagné OKE en lui fournissant un accompagnement global afin d’identifier tous les potentiels et de développer des solutions structurées.
Les étapes clés vers le « Modern Workplace »
- Définition d'une vision claire des modes de travail hybrides
- État des lieux de l'environnement informatique existant
- Regroupement des cas d'utilisation pertinents
- Élaboration de scénarios de mise en œuvre
- Décision concernant le futur environnement informatique et élaboration d’un guide des outils
- Mise en place de Microsoft 365 sous la devise « Digital. Ensemble. Grandir. »
- Accompagnement de la gestion du changement : campagnes d’information, formations multimédias, formats axés sur la pratique
- Des outils de travail tels que « Toolkompass » et le « Use Case Guide », qui aident les collaborateurs à trouver les outils adaptés et à les utiliser efficacement
- Des « workhacks », des formations destinées à tous les collaborateurs, des modules d’apprentissage en ligne avec des tutoriels vidéo et un service de conseil interne (« Book-a-Teamyplayer ») favorisent l’utilisation et l’adoption des outils numériques.
- Architecture de l'information avec des sites globaux et des sites pivots, une navigation claire et un pied de page
- Conception et interface utilisateur conformes à l’identité visuelle / au design d’entreprise (CI/CD)
- Modèles permettant aux collaborateurs de créer et de mettre à jour des contenus (contenus générés par les utilisateurs) dans le respect des directives de l'identité visuelle
- Élaboration de la stratégie informatique et des objectifs clés
- Mise en place d'un portefeuille de projets et d'une planification des capacités
- Mise en place de Jira et Confluence pour renforcer la prestation des services informatiques
- Le développement continu est assuré par une équipe interdisciplinaire, indépendamment d'une structure axée sur les projets
- Des ressources stables garantissent un développement durable
Planification stratégique de la transformation numérique
Formuler clairement l'objectif visé
Recenser et analyser l'environnement informatique existant
Regrouper les cas d'utilisation (formation de clusters)
Élaborer des scénarios pour la mise en œuvre
Définir le futur environnement informatique – Toolkompass
Participation des utilisateurs clés
Technologies utilisées
Mise en place de Microsoft 365
La gestion du changement instaure la confiance et favorise l'ouverture au changement
Les applications Office et bien d’autres ont été mises en place dans le cadre d’un programme global. Sous la devise « Digital. Ensemble. Grandir. », l’équipe projet a clairement défini la vision et mis en avant les avantages des services Microsoft. Ces services sont désormais accessibles à tout moment et en tout lieu.
Grâce à ce programme, OKE a pu gagner en efficacité et en productivité. Des formats pratiques et numériques, mis en œuvre en collaboration avec Communardo, y ont contribué :
Grâce à notre mise en place et à la gestion du changement qui l'a accompagnée, nous avons veillé à ce que tous les collaborateurs puissent se familiariser avec le passage à Microsoft 365 et utiliser les applications en toute confiance.
Le service informatique, pionnier du « Modern Work »
Le service informatique s'est adapté à l'évolution de l'environnement de travail et, par conséquent, au changement culturel. Il a sollicité les conseils de Communardo afin de moderniser sa stratégie informatique et ses objectifs. Afin de mener à bien les projets « Modern Work », qui impliquent tous le service informatique, la direction informatique s’est attachée à mettre en place un portefeuille de projets. Celui-ci tenait compte de l’orientation stratégique de « Modern Work » et rendait les risques transparents. Sur cette base, les capacités de l’équipe ont pu être planifiées de manière optimale.
Pour soutenir cette démarche, le service informatique met en place, en collaboration avec Communardo, Jira et Confluenced’Atlassian. Jira est déjà opérationnel ; Confluence est en phase pilote depuis janvier 2025 et facilitera bientôt la collaboration au sein du service tout en aidant les spécialistes informatiques à fournir leurs prestations.
Le « Modern Work » est un marathon. Avec Communardo, nous avons trouvé le partenaire idéal, qui a su mettre en œuvre ces solutions de manière optimale et qui nous accompagne désormais dans une démarche à long terme.
Développement itératif et ancrage organisationnel du « Modern Work »
D’un projet à un élément permanent de l’organisation : OKE assure la continuité et met à disposition les ressources nécessaires. Sous le slogan « Digital.Ensemble.Grandir », une équipe centrale interdisciplinaire travaille en collaboration avec un comité de pilotage (auquel participe la direction). Objectif : poursuivre la numérisation, intégrer de nouvelles fonctionnalités et améliorer la convivialité.
- L'équipe centrale est composée de membres issus des services informatiques et des ressources humaines, d'utilisateurs clés et de responsables de fonctions centrales telles que le responsable de la gestion du changement et des processus.
- Les demandes de changement émanant de l’entreprise sont traitées de manière itérative ; de petits groupes de travail développent des innovations.
- OKE institutionnalise le « Modern Work », s’assure que les capacités nécessaires sont en place et que les changements sont mis en œuvre de manière durable.
Les initiatives « Modern Work » chez OKE offrent de nombreux avantages. Avec le déploiement de Microsoft 365 et de l'intranet, OKE a posé les bases essentielles pour innover en permanence en matière de travail moderne. Le service informatique a répondu à cette évolution en mettant en place un portefeuille de projets, puis en optimisant la gestion des ressources et en déployant des solutions de gestion des services.
Productivité
Les services cloud et les automatisations (par exemple dans la gestion des contrats) facilitent la collaboration ; les processus de travail gagnent en efficacité.
Transparence
L'intranet fournit des informations actualisées ; les outils et les tableaux de bord permettent d'avoir une vue d'ensemble.
attractivité de l'employeur
Les modes de travail flexibles et hybrides ainsi que les solutions modernes attirent les professionnels qualifiés.
Agilité
L'organisation et les services informatiques sont mieux préparés à faire face aux changements. Les nouvelles exigences sont intégrées plus rapidement.
viabilité à long terme
Grâce à un développement continu, à des structures clairement définies et à une évolution de la culture d'entreprise, OKE est bien préparée pour relever les défis à venir.
À propos d'OKE
- Spécialisée dans le moulage par injection, les pièces en plastique et en métal et la construction de machines spéciales
- OKE fournit les secteurs de l'automobile, de l'ameublement et de l'électronique
- Fondée en 1961 à Osnabrück – son siège social actuel, situé à Hörstel, se trouve à 30 kilomètres de là
- OKE compte 16 filiales à travers le monde et emploie plus de 2 000 personnes
Crédits photos
Les droits d'auteur des photos 1 à 5 appartiennent au groupe OKE. Nous remercions OKE pour son aimable autorisation.
Renforcez votre attractivité en tant qu'employeur grâce à Modern Work
Nous proposons un accompagnement complet en matière de solutions numériques pour l'environnement de travail et sommes partenaires de mise en œuvre tant pour Microsoft que pour Atlassian.