Gestion de projet et système de service chez Bayernwerk

Marketing avec système grâce à la gestion des services d'entreprise Gestion de projet avec Jira

Au lieu d'être gérées en sous-main et à la va-vite, les tâches de l'équipe marketing de Bayernwerk sont désormais organisées dans un système structuré, avec pour chaque tâche l'indication du responsable et du statut. Des tableaux de bord offrent une visibilité optimale sur les résultats.

C'est ce que permettent les systèmes de gestion des services d'entreprise et de gestion de projet basés sur Jira. Ceux-ci offrent une source d'informations centralisée avec des canaux de communication clairs et des processus marketing automatisés, grâce auxquels l'équipe travaille plus efficacement. En effet, chaque tâche est clairement structurée et peut être traitée de manière fluide. La transparence au sein et en dehors de l'équipe s'en trouve ainsi considérablement renforcée.

Collaboration au sein de l'équipe marketing Absence de plate-forme d'information et de statut

Pour que le marketing devienne aussi résistant que le réseau de tracés

L'équipe marketing de Bayernwerk Netz est un prestataire interne au service des différents secteurs d'activité et de leur direction. À ce titre, elle reçoit régulièrement des demandes, des missions ou des suggestions. Les canaux de communication utilisés jusqu'à présent (e-mails, téléphone ou rendez-vous) ont atteint leurs limites :

  • la transmission des informations prenait beaucoup de temps
  • Risque élevé de perte d'informations
  • Pas de vue d'ensemble de toutes les tâches et de leur statut
  • Manque de clarté quant aux responsabilités
  • Absence de suivi des tâches et des projets

Dominik Schleidgen, responsable marketing chez Bayernwerk Netz, souhaitait mettre en place un point de contact centralisé pour toutes les demandes de service adressées à l'équipe marketing. Il souhaitait également mettre en évidence les projets et les thèmes d'envergure et s'assurer qu'ils soient gérés efficacement :

  • Une hiérarchisation claire des tâches
  • Notifications automatiques
  • Création de transparence grâce à des tableaux de bord

Le choix s'est rapidement porté sur Jira : cette solution répondait parfaitement à toutes les exigences. De plus, la suite d'outils Atlassian était déjà en place chez la société mère E.ON. Communardo a ainsi mis en place, à l'aide de Jira Service Management, un portail ESM (Enterprise Service Management) et un système de gestion de projet interconnectés.

Mise en œuvre de Jira Service Management

  1. Atelier de lancement

    Élaboration des exigences

  2. Configuration

    Paramètres de Jira Service Management

  3. Optimisations

    Ajustements après la phase de test

  4. Formations

    Introduction à l'entreprise

Demandez votre propre solution
Dominik Schleidgen, responsable du marketing chez Bayernwerk
Notre système de gestion des services d'entreprise était pour moi un projet qui me tenait à cœur. Je me réjouis à chaque fois de voir à quel point il fonctionne bien.
Dominik Schleidgen, directeur du marketing, Bayernwerk AG

Fonctions du système de gestion des services d'entreprise

Processus marketing automatisés chez Bayernwerk

Canal d'entrée central

Tickets avec priorité, attribution et informations

Notifications par e-mail

Processus de marketing automatisés

Aperçus et tableau de bord

Demandes dans le système de tickets

Les demandes et les missions sont enregistrées de manière centralisée dans le système ESM. Tous les collaborateurs peuvent créer un ticket. À l’aide d’un formulaire, ils sélectionnent une option dans le portefeuille de services de l’équipe marketing et saisissent des informations complémentaires dans les champsprévus à cet effet. Cela permet de s’assurer que toutes les informations importantes sont disponibles et qu’un membre de l’équipe marketing peut commencer à traiter la tâche sans avoir à effectuer de recherches fastidieuses.

Le statut des tickets change automatiquement dès qu’une nouvelle étape est franchie – par exemple, lorsqu’un retour d’information est demandé à la personne qui a créé le ticket. De même, les personnes impliquées dans une tâche reçoivent automatiquement des e-mails.

Transparence dans la gestion de projet

Dans le cadre des campagnes, l'équipe peut elle-même créer des tickets pour chaque tâche à accomplir et ainsi respecter les processus sans faille, car chaque tâche est documentée.

Les tickets peuvent être classés dans différentes catégories. L'équipe peut filtrer les résultats en fonction de ces catégories. Les utilisateurs peuvent également filtrer par responsabilité. Ainsi, en cas d'absence pour cause de maladie, par exemple, on voit immédiatement quelles tâches doivent être prises en charge par un autre membre de l'équipe.

La catégorisation rend les campagnes très visibles. Les progrès sont également visualisés. Des tableaux de bord toujours à jour permettent en outre de consulter les indicateurs marketing d'un seul coup d'œil.

Le portail ESM avec le catalogue de services
Le portail ESM avec le catalogue de services
Formulaire avec champs de consultation
Un des formulaires avec des champs de requête spécifiques
Aperçu de la gestion de projet
gestion de projet avec des tâches, des responsabilités et des délais clairs
Tableaux de bord
Une vue d'ensemble grâce aux vues et aux tableaux de bord

Valeur ajoutée des outils de marketing Une plus grande transparence, des processus plus efficaces et une meilleure collaboration

Meilleure collaboration, transparence et efficacité accrues

Grâce aux solutions ESM et de gestion de projet avec Jira, l'équipe marketing de Bayernwerk a amélioré son niveau d'efficacité. L'un des principaux avantages de ces nouveaux outils est la transparence accrue : toutes les demandes et toutes les tâches sont visibles par l'ensemble des membres de l'équipe. Cela garantit non seulement la clarté du flux de travail, mais permet également de vérifier à tout moment l'état d'avancement des tâches.

Le système de tickets clair améliore la collaboration au sein de l'équipe. La répartition claire des tâches et la communication structurée permettent d'éviter les doublons. Les informations relatives aux tâches sont accessibles à tous et faciles à retrouver. Cela permet également de transférer les tâches en toute fluidité.

De plus, les nouveaux outils ont permis de rendre les processus plus efficaces. L'automatisation des rappels pour les retours d'information fait gagner un temps précieux. La priorisation des tickets, l'attribution des tâches et la notification des membres de l'équipe s'effectuent également directement sur le ticket, sans fichier supplémentaire à gérer.

Profitez vous aussi de ces valeurs ajoutées

À propos de Bayernwerk

Bayernwerk est client de Communardo
  • Groupe d'entreprises spécialisées dans l'électricité, le gaz, l'eau et le chauffage en Bavière
  • Ses principales filiales, Bayernwerk Netz et Bayernwerk Natur, contribuent tout particulièrement à l'avenir énergétique grâce à l'extension des réseaux et à l'énergie issue de sources renouvelables
  • Bayernwerk existe depuis plus de 100 ans et est une filiale du groupe E.ON depuis 2001
  • Au siège social et sur plus de 20 sites dans la région, Bayernwerk emploie plus de 3 000 collaborateurs
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Crédits photos

Les droits d'auteur des photos 1 à 4 appartiennent à Bayernwerk AG ou à ses filiales. Les auteurs sont les suivants : 1 : Julia Reindl, 2 : Robert Piffer, 3 : Adrian Reimann. Nous remercions Bayernwerk pour son aimable autorisation. 

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