Gestion de projet et système de services chez Bayernwerk

Un marketing structuré grâce à la gestion des services d'entreprise (Enterprise Service Management) et à la gestion de projet avec Jira

Au lieu d'être gérées en sous-main et à la va-vite, les tâches de l'équipe marketing de Bayernwerk sont désormais organisées dans un système structuré, avec pour chacune d'entre elles l'indication du responsable et du statut. Des tableaux de bord offrent une visibilité optimale sur les résultats.

C’est ce que permettent les systèmes de gestion des services d’entreprise et de gestion de projet basés sur Jira. Ceux-ci offrent une source d’information centralisée avec des canaux de communication clairs et des processus marketing automatisés, grâce auxquels l’équipe travaille plus efficacement. En effet, chaque tâche est clairement structurée et peut être traitée de manière fluide. La transparence au sein et en dehors de l’équipe s’en trouve ainsi considérablement renforcée.

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Collaboration au sein de l'équipe marketing Absence de plateforme d'information et de suivi

Pour que le marketing devienne aussi résilient que le réseau ferroviaire

L'équipe marketing de Bayernwerk Netz est un prestataire interne au service des différents secteurs d'activité et de leur direction. À ce titre, elle reçoit régulièrement des demandes, des missions ou des propositions d'idées. Les canaux de communication utilisés jusqu'à présent (e-mail, téléphone ou rendez-vous) ont atteint leurs limites :

la transmission des informations prenait beaucoup de temps
Risque élevé de perte d’informations
Absence de vue d’ensemble sur l’ensemble des tâches et leur état d’avancement
Manque de clarté quant aux responsabilités
Absence de suivi des tâches et des projets

Dominik Schleidgen, responsable marketing chez Bayernwerk Netz, souhaitait mettre en place un point d'entrée centralisé pour toutes les demandes de service adressées à l'équipe marketing. Il souhaitait également mettre en évidence les projets et les thèmes majeurs et s'assurer qu'ilssoient gérés efficacement :

Une hiérarchisation claire des tâches
Notifications automatiques
Création de transparence grâce à des tableaux de bord

Le choix s’est rapidement porté sur Jira : cette solution répondait parfaitement à toutes les exigences. De plus, la suite d’outils Atlassian était déjà en place au sein de la société mère E.ON. Communardo a ainsi mis en place, à l’aide de Jira Service Management, un portail ESM (Enterprise Service Management) et un système de gestion de projet interconnectés.

Gérer les campagnes marketing avec Jira

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Dominik Schleidgen, directeur du marketing chez Bayernwerk

Notre système de gestion des services d'entreprise était pour moi un projet qui me tenait particulièrement à cœur. Je suis toujours ravi de constater à quel point il fonctionne bien.

Dominik Schleidgen, directeur du marketing, Bayernwerk AG

Fonctionnalités du système de gestion des services d'entreprise

Canal d'entrée central

Tickets : priorisation, attribution et informations

Notifications par e-mail

Processus marketing automatisés

Synthèses et tableau de bord

Demandes dans le système de tickets

Les demandes et les missions sont enregistrées de manière centralisée dans le système ESM. Tous les collaborateurs peuvent créer un ticket. À l’aide d’un formulaire, ils sélectionnent une prestation dans le portefeuille de services de l’équipe marketing et saisissent des informations complémentaires dans les champsprévus à cet effet. Cela permet de s’assurer que toutes les informations importantes sont disponibles et qu’un membre de l’équipe marketing peut commencer à traiter la tâche sans avoir à effectuer de recherches fastidieuses.

Le statut des tickets évolue automatiquement dès qu’une nouvelle étape est franchie – par exemple, lorsqu’un retour d’information est demandé à la personne qui a créé le ticket. De même, les personnes impliquées dans une tâche reçoivent automatiquement des e-mails.

Transparence dans la gestion de projet

Dans le cadre des campagnes, l'équipe peut définir elle-même des tickets de tâches pour chaque action à réaliser et ainsi respecter les processus sans faille, car chaque tâche est documentée.

Les tickets peuvent être classés dans différentes catégories. L'équipe peut effectuer des filtrages en fonction de ces catégories. Les utilisateurs peuvent également filtrer les tâches en fonction des responsabilités. Ainsi, en cas d'absence pour cause de maladie, par exemple, on voit immédiatement quelles tâches doivent être prises en charge par un autre membre de l'équipe.

La catégorisation rend les campagnes très visibles. Les progrès sont également visualisés. Des tableaux de bord constamment mis à jour permettent en outre de consulter d’un seul coup d’œil les indicateurs clés du marketing.

Valeur ajoutée des outils marketing Une plus grande transparence, des processus plus efficaces et une meilleure collaboration

Une meilleure collaboration, une transparence et une efficacité accrues

Grâce aux solutions ESM et de gestion de projet avec Jira, l'équipe marketing de Bayernwerk a amélioré son niveau d'efficacité. L’un des principaux avantages de ces nouveaux outils réside dans une plus grande transparence : toutes les demandes et toutes les tâches sont visibles par l’ensemble des membres de l’équipe. Cela garantit non seulement une grande clarté dans le déroulement du travail, mais permet également de vérifier à tout moment l’état d’avancement des tâches.

Le système de tickets clair améliore la collaboration au sein de l’équipe. Les doublons sont évités grâce à une répartition claire des tâches et à une communication structurée. Les informations relatives aux tâches sont accessibles à tous et faciles à retrouver. Cela permet également de transférer les tâches en toute fluidité.

De plus, ces nouveaux outils ont permis de rendre les processus plus efficaces. L’automatisation des rappels pour les retours d’information fait gagner un temps précieux. La hiérarchisation des tickets, l’attribution des tâches et la notification des membres de l’équipe s’effectuent également directement sur le ticket, sans fichier supplémentaire à gérer.

Profitez vous aussi de ces avantages

À propos de Bayernwerk

Groupe d'entreprises spécialisé dans l'électricité, le gaz, l'eau et le chauffage en Bavière
Ses principales filiales, Bayernwerk Netz et Bayernwerk Natur, contribuent tout particulièrement à façonner l'avenir énergétique grâce à l'extension des réseaux et au développement des énergies renouvelables
Bayernwerk existe depuis plus de 100 ans et est une filiale du groupe E.ON depuis 2001
Au siège social ainsi que sur plus de 20 sites de la région, Bayernwerk emploie plus de 3 000 collaborateurs

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Crédits photos

Les droits d'auteur des photos 1 à 4 appartiennent à Bayernwerk AG ou à ses filiales. Les auteurs sont les suivants : 1 : Julia Reindl, 2 : Robert Piffer, 3 : Adrian Reimann. Nous remercions Bayernwerk pour son aimable autorisation.

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