Optimiser les processus grâce à Confluence Automations

Sommaire :

• Qu'est-ce que l'automatisation ?

• Avantages des automatisations

• Conseils pour créer des automatisations dans Confluence

• Bonnes pratiques et conseils pour l'optimisation des processus

  • 1 – Regrouper les automatisations

  • 2 – Attribuer des responsables

  • 3 – Effectuer des vérifications régulières

  • 4 – Utiliser des modèles

Commençons par les bases : qu’est-ce que l’automatisation et pourquoi est-elle si importante pour une entreprise ? 

On entend par « automatisation » « la définition d’un critère ou l’établissement d’une règle qui déclenche automatiquement une action lorsque ce critère estrempli ». Les automatisations permettent d’accomplir les tâches récurrentes et redondantes plus rapidement et avec moins d’efforts. Elles influencent l'ensemble du flux de travail et ont un impact sur tous les processus liés aux tâches automatisées. Cela permet d'accroître tant l'efficacité des individus que celle de l'entreprise dans son ensemble. 

Un exemple : 

vous rédigez un article de blog dans Confluence et souhaitez que celui-ci soit relu. Normalement, vous enverriez un message par e-mail ou via Teams à une collègue pour lui demander de vérifier l’article. Grâce aux automatisations de Confluence, vous pouvez désormais automatiser ce processus. Lorsque le statut de la page passe à « en révision », une notification est automatiquement envoyée pour informer votre collègue que l'article doit être vérifié. Grâce à cette automatisation simple, vous gagnez du temps et vous vous assurez que vos collègues soient informés de tous les articles prêts à être révisés.

Les avantages de l'automatisation sont évidents et se répercutent aussi bien au niveau individuel qu'à l'échelle de l'entreprise tout entière : 

• augmentation de la productivité et de l'efficacité
• Réduction des coûts de main-d'œuvre
• Augmentation du rendement
• Plus de temps consacré à l'innovation et à la croissance
• Amélioration des flux de travail
• Mises à jour régulières
• Mise à jour continue des contenus
• Optimisation de la gestion du temps
• Standardisation des processus

La productivité et l'efficacité sont améliorées, les coûts réduits et le rendement accru. Cela laisse davantage de temps pour l'innovation et la croissance. L'automatisation optimise vos flux de travail et garantit des mises à jour régulières. Maintenez l’ordre dans Confluence, par exemple en archivant automatiquement les pages obsolètes, en classant correctement les pages nouvellement publiées et en informant régulièrement toutes les personnes concernées des nouveaux contenus. Vous garantissez ainsi la qualité et la facilité de recherche des contenus, même lorsque votre base de connaissances s’enrichit. Les automatisations peuvent également vous aider dans la gestion du temps. Lorsqu’une tâche approche de sa date d’échéance, un rappel est automatiquement envoyé. Certaines normes peuvent également être mises en œuvre via des automatisations. Par exemple, lorsqu’une nouvelle arborescence de pages est créée, les automatisations peuvent créer en parallèle une arborescence standardisée comprenant toutes les sous-pages, tâches ou détails importants. 

Saviez-vous que les automatisations fonctionnent également à merveille dans Jira et Jira Service Management ? Nous avons rassemblé pour vous, dans une vidéo, notre top 5 des automatisations dans Jira Service Management.

Vous connaissez désormais les avantages de l'automatisation dans Confluence. Nous avons déjà décrit en détail, dans un autre article de blog, comment créer des automatisations dans Confluence : Automatisation dans Confluence : automatiser des actions.

En principe, deux options s’offrent à vous : 

1. Utilisez le générateur de règles d’automatisation de Confluence : de nombreux modèles et une interface simple et intuitive facilitent la création d’automatisations. Il vous suffit de définir un déclencheur et une action qui s’ensuit.
2. Utilisez Atlassian AI : décrivez à l’intelligence artificielle ce que vous souhaitez automatiser et Atlassian Intelligence créera la règle adaptée pour vous.

Pour vous permettre d’utiliser efficacement les automatisations dans Confluence, nous avons rassemblé quelques conseils qui vous aideront à les créer. Une planification minutieuse est ici essentielle. Définissez clairement au préalable l’objectif ou le résultat que doit atteindre l’automatisation. Commencez par une règle simple, que vous développerez progressivement. Il est important que les règles soient logiques et compréhensibles – tant pour vous que pour vos collègues – afin de faciliter avant tout leur maintenance et leur mise à jour.

Pour vous inspirer, nous avons rassemblé quelques automatisations classiques qui optimisent vos flux de travail et réduisent les tâches manuelles :

Automatisations classiques

1. Attribution des tâches : lorsqu'une nouvelle tâche est créée, elle est automatiquement attribuée à la personne disposant d'une capacité et d'une expertise suffisantes. 
2. Déclencheurs de workflow : lorsqu’une tâche ou un projet atteint une phase spécifique, son statut est mis à jour et la phase suivante du projet est automatiquement lancée. 
3. Rappels d'échéance : votre équipe reçoit automatiquement un rappel lorsqu'une tâche approche de sa date d'échéance. 
4. Mises à jour de statut : mise à jour automatique d’un statut dès que tous les critères requis sont remplis.
5. Notifications conditionnelles : elles informent par exemple automatiquement le chef de projet qu’une tâche a dépassé sa date d’échéance.
6. Création de rapports : définition d’une fréquence mensuelle pour les rapports KPI automatisés. 
7. Procédure d’escalade : marquage d’une tâche comme prioritaire si elle n’a pas été réalisée dans un délai donné.  

1 – Regrouper les automatisations

Cela améliore la clarté et facilite la recherche des automatisations. Utilisez des mots-clés simples, logiques et faciles à retenir. Vous disposez d’une série d’automatisations chargées de mettre à jour un statut ? Dans ce cas, nommez le groupe « Mises à jour de statut ».

2 – Désigner des responsables

L'attribution de responsables permet de s'assurer qu'une personne est en charge de chaque automatisation et qu'elle se charge de sa mise en œuvre et de sa maintenance. De plus, cette personne sert de point de contact pour toute question. Confluence indique qui est le propriétaire de l'automatisation.

3 – Vérifications régulières

Gardez un œil sur vos automatisations ! Vérifiez régulièrement qu’elles fonctionnent correctement et qu’elles restent pertinentes. Il est important de trouver le juste équilibre en matière de règles. Un trop grand nombre de règles peut semer la confusion chez vos collègues et entraîner une charge de travail supplémentaire. Supprimez régulièrement les automatisations inefficaces ou qui ne sont plus nécessaires, et ne conservez que celles qui apportent une réelle valeur ajoutée. 

Petite astuce : dans le journal d’audit, vous pouvez vérifier si une automatisation a été exécutée et si elle a abouti. En cas d’erreur, Confluence vous aide à la résoudre.

4 – Utiliser des modèles

Les modèles constituent un excellent moyen de gagner du temps et de garantir l’efficacité de votre automatisation. Vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés ou utiliser ceux fournis par défaut. Confluence vous propose différentes catégories :

• Organisation : aide à maintenir Confluence à jour et bien géré
• Inter-produits : facilite le travail inter-produits
• Collaboration : améliore la productivité de votre équipe
• Notifications : garantissent que les bonnes personnes soient informées