Gestion des tâches dans Confluence

En effet, Confluence vous propose plusieurs outils très pratiques qui vous permettront de mettre tout cela en place très facilement. Nous vous présentons également dans la vidéo suivante quels sont ces outils et comment les utiliser au mieux :  

Sommaire :

• Une gestion claire des tâches permet d'avoir une vue d'ensemble

• Créer une liste de tâches

• Attribuer une tâche

• Macro « Date d'échéance »

• Aperçu des tâches

• Rapport sur les tâches

Commençons par voir comment créer des tâches dans Confluence. Pour créer une liste de tâches dans le cloud, cliquez sur la petite icône en forme de case à cocher dans la barre d'outils en haut de l'écran. Une petite case à cocher apparaît alors, dans laquelle vous pouvez saisir vos tâches. La liste de tâches est ainsi structurée de manière similaire à une liste de choses à faire. Dès qu’une tâche est terminée, vous pouvez très facilement la cocher. Vous pouvez également utiliser le raccourci [ ] (en saisissant un crochet ouvrant suivi d’un crochet fermant). Dans Data Center, une liste de tâches doit être insérée à l’aide d’une macro. Pour cela, cliquez sur le signe « + » dans la barre d’outils et sélectionnez la macro « Liste de tâches ». Le raccourci est le même dans Data Center. 

Grâce au raccourci @, vous pouvez désormais attribuer cette tâche à un utilisateur et répartir les tâches. Il est important de noter qu'une tâche n'est considérée comme telle que lorsque vous l'avez attribuée à un utilisateur. 

Si votre tâche comporte une date d'échéance, vous pouvez également l'indiquer directement ici. Pour cela, il suffit d'utiliser le raccourci // (double barre oblique). Votre tâche pourrait alors s'intituler, par exemple : @Nom d'utilisateur créera une présentation d'ici le 20/09/2024.

Petit conseil

Nous vous recommandons de toujours fixer une date d'échéance. Cela vous permettra par la suite d'avoir une bonne vue d'ensemble des tâches à venir et de les hiérarchiser plus facilement.

Vous savez désormais comment créer et attribuer des tâches. Voyons maintenant comment travailler de manière structurée avec ces tâches. Pour obtenir une vue d'ensemble de vos tâches, cliquez d'abord sur l'onglet « Tâches » sous votre profil. Toutes les tâches qui vous ont été attribuées s'affichent alors dans un tableau.

Revenons maintenant à la date d'échéance. Si vous avez attribué une date à votre tâche, celle-ci apparaît dans l'onglet correspondant. Comme vous pouvez le constater, certaines dates sont affichées dans une couleur différente. Le gris est ici une couleur neutre et signifie que vous disposez encore de suffisamment de temps pour cette tâche. Si vous avez manqué une date d'échéance, celle-ci s'affiche en rouge. Cela vous aide à avoir rapidement une vue d'ensemble des tâches à traiter, classées par ordre de priorité en fonction de leur date. 

Vous pouvez également trier très facilement vos tâches manuellement, par ordre croissant ou décroissant, en fonction de leur date d'échéance. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'onglet « Date d'échéance » et vos tâches s'afficheront par ordre chronologique. Dans la version Data Center, la couleur orange s'affiche également dans l'aperçu des tâches lorsqu'une tâche doit être effectuée dans les 7 prochains jours. Dans la version Cloud, les tâches marquées en orange ne s'affichent que dans le rapport des tâches. 

Tout à droite, vous pouvez voir de quel côté la tâche a été créée. Cela vous permet de relire rapidement ce qui a été discuté ou quelles sont les prochaines étapes.

Si vous arrive parfois de ne plus savoir à qui vous avez attribué une tâche, il vous suffit de passer à l'onglet « Créées par moi ». Vous y verrez exactement quelles tâches vous avez créées et qui les traite. Grâce au filtre, vous avez également la possibilité de trier vos tâches de manière plus précise, par exemple en fonction de leur statut. Dans la version Data Center, en revanche, vous ne pouvez basculer qu’entre les tâches en cours et celles terminées. Vous trouverez cette option tout en haut de l’onglet. 

Pour finir, voyons comment vous pouvez afficher la liste de toutes les tâches relatives à un thème donné. Pour cela, Confluence propose une autre macro très utile : le rapport de tâches. Celui-ci vous permet d’afficher toutes les tâches de Confluence qui ont été attribuées à une personne spécifique, qui relèvent d’un domaine particulier ou qui ont été créées sur une page portant une étiquette spécifique. Vous verrez également ici les tâches dont la date d'échéance est dans moins de 7 jours, affichées en orange. Pour savoir exactement comment créer un rapport de tâches, vous pouvez revoir la vidéo ci-dessous :