Gestion des idées avec Jira et Confluence
Une gestion des idées simplifiée avec Jira et Confluence – sans modules complémentaires
Vous utilisez déjà Confluence et Jira et vous cherchez de nouveaux domaines d'application ? Dans cet article, nous souhaitons vous montrer comment, grâce à ces deux solutions Atlassian, vous pouvez à la fois améliorer la satisfaction de vos collaborateurs et créer une valeur ajoutée à long terme pour votre entreprise.
Pourquoi la gestion des idées ?
« Grâce à la gestion des idées, nous renforçons notre compétitivité et optimisons nos processus », explique le groupe chimique. Au total, [en l’espace d’un an], quelque 19 000 idées ont été soumises par environ 12 000 collaborateurs chez BASF. [..] Les initiatives des collaborateurs ont permis à l’entreprise deréaliser des économies totales de 33,2 millions d’euros.
- ZEIT : Des milliards sommeillent dans l’esprit des collaborateurs – par Peter Ilg
La gestion des idées et de l’innovation est une bonne chose à tous les égards. Alors que l’employeur tire profit des améliorations, notamment en termes de compétitivité, les collaborateurs ont la possibilité d’intervenir activement dans la vie de l’entreprise et de s’épanouir dans une certaine mesure grâce à leurs idées. Les collaborateurs qui constatent que leur idée améliore l’entreprise et qui reçoivent des félicitations, voire une prime, pour cela, sont plus motivés et plus fidèles. L’entreprise en profite à son tour.
Études et témoignages sur Internet :
Pourquoi ai-je besoin de logiciels comme Confluence et Jira pour cela ?
Ce n’est pas forcément indispensable. Pour les petites entreprises qui génèrent une dizaine d’idées par an, un tableau Excel suffit certainement pour la simple gestion des idées. Mais même dans ce cas, la question se pose : comment inciter les collaborateurs à participer activement ? Où peuvent-ils soumettre leurs idées ? Comment discuter des propositions et les évaluer ? Nous souhaitons vous montrer pourquoi une solution intégrée à votre intranet est plus efficace.
Le graphique suivant illustre quelles tâches / fonctions sont prises en charge / fournies par chacun des deux systèmes :
Attirer l'attention : les widgets
Encouragez vos collaborateurs à participer activement ! Par exemple, en présentant les nouvelles idées les plus populaires sur la page d'accueil de votre intranet moderne. Ainsi, sans avoir à les rechercher activement, les collaborateurs sont confrontés chaque jour aux dernières propositions. Tirez parti des effets de réseau (« Tiens, si mon collègue Zöllner a publié son idée, alors je peux le faire aussi… ! ») et favorisez une dynamique propre grâce au dialogue (fonction de commentaire, mécanismes de vote).
L’intégration d’un aperçu, tel qu’illustré dans les graphiques, est possible partout dans Confluence grâce aux macros. Les idées elles-mêmes sont enregistrées sous forme de tickets dans Jira et sont chargées automatiquement lorsque l’on accède à la page. Les paramètres de la macro permettent de configurer précisément quelles idées doivent être affichées (par exemple, les plus populaires ou les plus récentes).
Soumettre des idées rapidement et facilement
Dans l'espace Confluence « Idées et suggestions d'amélioration », montrez à vos collaborateurs à quel point il est facile de soumettre une idée et comment le processus se déroule ensuite. Comment décide-t-on si une idée sera mise en œuvre ? Existe-t-il éventuellement une prime pour les suggestions particulièrement pertinentes ? Montrez à vos collaborateurs que leurs idées comptent pour vous et réduisez ainsi les réticences.
En cliquant sur le bouton « Nouvelle idée », un formulaire simple s'ouvre, permettant de saisir toutes les informations nécessaires. Une fois le formulaire envoyé, un ticket Jira est automatiquement créé dans le projet « Gestion des idées ». Les observateurs, tels que le coordinateur des idées, reçoivent automatiquement un e-mail si nécessaire. Ainsi, aucune contribution ne leur échappe.
Processus dans Jira
Un traitement systématique des propositions est particulièrement important pour les moyennes et grandes entreprises générant un volume élevé d’idées, afin d’assurer une bonne clarté. À cette fin, Jira est l’outil idéal, car il permet de modéliser et d’utiliser très facilement son propre processus de gestion des idées. Le graphique présente un exemple simple de workflow pour un processus de gestion des idées.
Chaque case représente un statut spécifique (1) dans lequel une idée peut se trouver.
Les fonctionnalités standard de Confluence et Jira se prêtent à merveille à une gestion des idées à la fois simple et complète.
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