Confluence Automation : automatiser les actions

Comment obtenir Confluence Automation ?

Confluence Automation est disponible uniquement dans Atlassian Cloud pour tous les clients Premium et Enterprise. Les formules se distinguent par le nombre d'exécutions d'automatisation autorisées.

Avec CloudPremium, le nombre d'exécutions de règles par mois est limité : 1 000 exécutions de règles sont disponibles par utilisateur payant par mois. Exemple : si vous disposez de 50 utilisateurs sous licence pour votre instance Confluence, vous pouvez exécuter jusqu’à 50 000 automatisations par mois.
Avec Cloud Enterprise, les automatisations sont illimitées.

Où trouver cette fonction ?

Le journal d'audit dans Confluence affiche les automatisations.

Les administrateurs système trouveront l'onglet « Automatisations globales » dans l'administration du système. C'est là qu'ils peuvent créer des automatisations globales. Pour ce faire, ils peuvent s'appuyer sur les modèles fournis. Un journal d'audit global offre une vue d'ensemble des règles exécutées, en précisant quand et où elles l'ont été, ainsi que leur succès ou leur échec.

Si vous êtes client Premium et disposez d’un nombre limité d’automatisations, vous pouvez également consulter ici facilement le nombre d’exécutions déjà utilisées.

Comment fonctionne l'automatisation ?

Une « règle » se compose des éléments suivants :

Déclencheur : un déclencheur détermine quand une règle est exécutée. Il peut s’agir soit d’une réaction à un événement (par exemple « la page a été modifiée »), soit d’un moment précis (par exemple « tous les lundis »).
Action : une action est l’opération proprement dite effectuée par la règle, comme « Ajouter un mot-clé ». Ce que vous deviez auparavant effectuer manuellement est désormais pris en charge par l’action de la règle.
Condition : si vous souhaitez préciser davantage les circonstances dans lesquelles une action doit être exécutée, ajoutez une condition au début (par exemple « L’utilisateur exécutant appartient au groupe “comité directeur” »).
Branche : si vous souhaitez ramifier davantage votre ou vos actions, utilisez des branches (par exemple : « Pour toutes les pages dont la dernière mise à jour remonte à plus d’un mois »).

Nettoyer Confluence pour supprimer les contenus obsolètes

Confluence est un système collaboratif qui, dans l’idéal, est alimenté en continu. Cependant, pour garantir la qualité et la facilité de recherche des contenus malgré l’enrichissement constant de la base de connaissances, un nettoyage est nécessaire de temps à autre, et les contenus doivent être mis à jour ou supprimés. Pour ce faire, il est possible de créer des règles qui, par exemple, informent par e-mail certains utilisateurs, après un certain temps, de l’existence d’un contenu qui n’a pas été mis à jour depuis longtemps. Vous pouvez également archiver des pages directement après un certain délai si aucune mise à jour n’y a été effectuée.

Envoyer des notifications

Dans certaines circonstances, Confluence vous envoie des notifications à la fois dans l'application (via la cloche) et par e-mail, par exemple lorsque vous suivez une page et qu'un commentaire y est publié. Grâce à l’automatisation, vous pouvez désormais envoyer des e-mails ciblés, voire intégrer des outils de chat externes et y envoyer des messages. Vous pouvez ainsi, par exemple, envoyer un message dans un canal Microsoft Teams lors de la publication d’un nouvel article de blog, ou informer les rédacteurs par e-mail lorsqu’un statut de page change.

Créer automatiquement (plusieurs) contenus

Même si la création de pages est assez rapide, il est plus pratique, notamment dans le cas d’arborescences de pages récurrentes ou de pages individuelles à créer de manière répétée, de les faire créer automatiquement. Vous pourriez ainsi, par exemple, faire créer d’un seul coup une certaine hiérarchie de pages. Ou bien vous pouvez faire en sorte qu’une note de réunion soit systématiquement créée à l’endroit approprié le jour de votre réunion hebdomadaire d’équipe, que vous pourrez ensuite remplir directement dans l’événement.

Comme vous pouvez le constater, Confluence Automation propose d’ores et déjà de nombreuses fonctionnalités utiles. Mais comme il s’agit d’une fonctionnalité relativement récente, d’autres nouveautés viendront certainement s’y ajouter – on a donc hâte de découvrir ce qu’Atlassian nous réserve pour l’avenir.

Nous vous tiendrons bien sûr informés des développements pertinents ici, sur notre blog, ainsi que sur notre chaîne YouTube !

Si vous avez d'autres questions à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter ! Vous pouvez utiliser notre formulaire de contact ou simplement nous appeler au 0800 8 776 776.

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