Benutzerdefinierte Jira Projektbenachrichtigungen innerhalb von Microsoft Teams

Befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um Microsoft Teams mit Jira zu verknüpfen. Sie finden die Funktion in Ihren Projekteinstellungen unter dem Reiter „Apps“ und dann „Microsoft Teams Integration“.

Hier können Sie sich nun mit Ihrem Microsoft Account anmelden.

Gegebenenfalls ist eine Genehmigung Ihres Administrators erforderlich. Nachdem Sie Jira erfolgreich mit Teams verknüpft haben, erhalten Sie den folgenden Screen.

Gleichzeitig meldet sich auch der Jira Cloud Bot in Teams. Dieser ist die zentrale Anlaufstelle. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

• Sie konfigurieren den Jira Cloud Bot für Sie persönlich.
• Sie konfigurieren den Jira Cloud Bot für einen speziellen Kanal oder eine Gruppe von Personen.

Sollten Sie den Jira Cloud Bot mit einem speziellen Teams-Kanal verknüpfen wollen, so können Sie dies in folgender Maske machen.

Es kann allerdings sein, dass Sie hierfür Microsoft Teams Admin-Rechte benötigen. In diesem Beitrag verknüpfen wir unseren persönlichen Account und zeigen alles Weitere an diesem Beispiel. Die Funktionen sind hierbei gleich. Ganz wichtig ist, dass Sie für die Verknüpfung denselben Account bzw. dieselbe E-Mail-Adresse nutzen, die Sie auch in Teams nutzen. Ansonsten kann es sein, dass Sie keine Benachrichtigungen erhalten.  

Als Nächstes wechseln Sie zu Microsoft Teams und klicken im Jira Cloud Chat auf „Sign in„.

Wenn Sie den Jira Cloud Bot erstmalig mit Jira verknüpfen, so begrüsst Sie der Jira Cloud Bot, gibt Ihnen eine Übersicht über seine Funktionen und eine kleine Tour. 

Zuerst gehen wir darauf ein, wie Sie die Commands innerhalb des Jira Cloud Bots nutzen können. Für eine Übersicht aller Commands geben Sie „Help“ in das Textfeld ein. Anschliessend listet Ihnen der Jira Cloud Bot eine Übersicht aller möglichen Commands auf.

Diese unterschiedlichen Commands gibt es:

• Mit dem Command "Configure" verbinden Sie Ihre Jira-Umgebung mit dem Jira Cloud Bot. In diesem Beitrag wurde das beispielhaft mit einer Testumgebung gemacht.

• Mit dem Command "Notifications" können Sie bestimmen, wofür Sie innerhalb des Cloud Bots zukünftig Benachrichtigungen erhalten möchten. Standardmässig werden Sie über alle Aktivitäten und Kommentare innerhalb eines Tickets informiert, welches Ihnen zugewiesen wurde, beziehungsweise bei welchem Sie als Reporter eingetragen sind.

• Optional können Sie dies zusätzlich bei Tickets aktivieren, die Sie beobachten. 

• Zusätzlich können Sie einstellen, dass Sie informiert werden, wenn Sie jemand irgendwo erwähnt.

• Über den Command "Find" können Sie mittels eines Stichwortes gezielt nach einem Ticket innerhalb der verknüpften Umgebung suchen.
• Die Commands "Support", "Feedback", "Tour" und "Sign Out" sind relativ selbsterklärend, weshalb wir nicht näher auf diese eingehen werden.

Nun gehen wir etwas näher auf das Command „Find“ und die weiteren Funktionen innerhalb des Jira Cloud Bots ein. Auf der linken Seite im Bild sehen Sie unser Marketing-Projekt und rechts den Jira Cloud Bot in Microsoft Teams.

Zur Veranschaulichung erstellen wir ein neues Ticket und nennen dieses „Finde mich“.

Anschliessend wechseln wir in Teams, geben das Command „Find“ ein und tippen dahinter das Stichwort „Finde“. 

So durchsucht der Jira Cloud Bot alle Tickets innerhalb der verknüpften Umgebung und listet uns die Ergebnisse auf.

Hier sehen wir gleichzeitig auch noch zwei weitere Funktionen des Jira Cloud Bots. Wir können nämlich aus Teams heraus Tickets kommentieren und diese direkt bearbeiten.

Klicken Sie dafür auf den Button „Comment„. Es öffnet sich eine neue Maske, in der Sie einen Kommentar eingeben können.

Veröffentlichen Sie den Kommentar und wechseln Sie wieder zu Jira, um zu sehen, wie hier in Echtzeit das neue Ticket hinzugefügt wurde.

Dies funktioniert auch andersherum. Geben Sie bei einem bestehenden oder anderen Ticket einen Kommentar ein und erwähnen sich selbst in diesem. So werden Sie im Jira Cloud Bot ebenfalls in Echtzeit darüber informiert.

Dabei wird Ihnen nicht nur der Kommentar direkt in Teams angezeigt, sondern Sie können gegebenenfalls die Notifications für diese Art von Aktivität direkt ausstellen oder auswählen. Zum Beispiel, dass Sie das Ticket nicht mehr beobachten möchten. Dies ist besonders praktisch, wenn die Notifications irgendwann Überhand nehmen.